Gemaakt op 25 mei 2018
door Jaap Peters
.
Hoe zit het met de nieuwe Europese privacy-regulering? Vanaf 25 mei 2018 geldt in de hele Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor de verwerking van persoonsgegevens. De privacy-regels onder de AVG zijn strenger dan de huidige Wet bescherming persoonsgegevens uit 2001. Zo gelden voor het vragen van toestemming strengere voorwaarden en moeten we de leden daarover meer informatie verstrekken dan voorheen. Het is veel minder ‘wie zwijgt, stemt toe’.
N.A.W. – gegevens
Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens van onze leden? Waar hebben we het eigenlijk over? Privacy is simpel gezegd: het recht om met rust gelaten te worden en niet ongevraagd steeds last te hebben van het feit dat je je ergens hebt aangemeld en dat je vervolgens van een ander, bijvoorbeeld één van onze sponsors, steeds reclame krijgt of dat een ander zomaar gebruik kan maken van onze gegevens omdat die onvoldoende zijn afgeschermd. Dat ter hand stellen van jullie gegevens aan derden hebben we nog nooit gedaan, maar we beloven nu ook plechtig dat ook niet te gaan doen. We houden niet meer gegevens van jullie bij dan strikt noodzakelijk: Lidnummer, Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, e-mailadres, Geslacht en Betaalgegevens. In het register, in het bezit van de penningmeester, staat beschreven wie toegang tot deze gegevens heeft.
Medische gegevens
Medische gegevens van kinderen die deelnemen aan het jaarlijkse Jeugdkamp worden alleen voor dat doel opgeschreven en worden na beëindiging van het kamp vernietigd en niet ergens op een computer opgeslagen.
Foto’s zijn persoonsgegevens
Door de inwerkingtreding van de AVG vallen foto’s ook onder persoonsgegevens. Zonder toestemming plaatsen wij geen pasfoto’s of teamfoto’s op de site met ingang van het komende seizoen (2018-2019). Wedstrijdfoto’s en filmbeelden beschouwen we als journalistieke vrijheid. Bij de ingang van ons sportcomplex worden bezoekers hiervan op de hoogte gesteld met ingang van het seizoen 2018/2019. We plaatsen wedstrijdfoto’s alleen op onze eigen website en/of op onze accounts bij Facebook, Twitter en Instagram. Als iemand een bepaalde wedstrijdfoto verwijderd wil hebben zal dat zonder verdere discussie worden gedaan. Foto’s van de wedstrijden van het 1steelftal (mannen) kunnen ter hand worden gesteld aan de lokale pers. In de praktijk is dat Studio Alphen en Leiden Amateur Voetbal. Andere bladen (Witte Weekblad, AD) sturen in de regel een eigen fotograaf en de privacy-regulering valt dan niet onder onze verantwoordelijkheid.
Nieuwsbrieven
Bij het versturen van nieuwsbrieven door de vereniging aan leden is sprake van een uitzonderingssituatie. Een vereniging moet haar leden via e-mail kunnen informeren over het reilen en zeilen binnen de vereniging. Denk bijvoorbeeld aan de uitnodiging voor een ledenvergadering of de verenigingsevenementen, wedstrijduitslagen etc. Zolang een nieuwsbrief uitsluitend dergelijke berichten bevat, is geen uitdrukkelijke toestemming nodig van een lid.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Sinterklaas
De goedheilig man staat boven de wet, ook boven de AVG, de meest vertrouwelijke informatie wordt met hem gedeeld zodat hij de juistheid en omvang van de cadeau’s kan bepalen. Klachten daarover kunt u rechtstreeks melden bij de Roet Piet.
Bewaartermijn
Voetbalvereniging Zwammerdam bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Voetbalvereniging Zwammerdam van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze vrijwilligers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming later in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons bovenstaande Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Voetbalvereniging Zwammerdam
Spoorlaan 12
2471PA Zwammerdam
voorzitter@vvzwammerdam.nl
